Dokumente, Belege, Auszüge – archivieren, schreddern oder digitalisieren?

[Vinzenz Ferrer]

Anschreiben, Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Belege, Bescheide, Verträge, usw.:
Wie haltet ihr es mit dem „Papierkram“?
Wie lange hebt ihr diese Dinge auf?
Wie entsorgt ihr sie?

[holzi]

Teils - teils: Wichtige Dokumente scanne ich (ich verwende VueScan, das scannt auch noch den Inhalt und erzeugt durchsuchbare PDF-Dateien (kann noch vieeeeeeel mehr, aber hier geht's um Dokumente), schreibe die Dateinummer (z.B. 2021-0023) auf das Dokument und hefte es dann numerisch sortiert in einem Ordner ab. Man könnte dann noch die Dateilinks in Unterverzeichnisse (z.B. Steuer/Rechnungen/Versicherung etc..) packen, so dass in Hauptverzeichnis alle Dateien sind, aber auch systematische Unterordner. Ich verzichte darauf.
Kontoauszüge lade ich direkt als PDF vom Bankprogramm - die will ich nicht unbedingt als Papier. Normale Quittungen für Alltagszeug werfe ich zügig weg.

[taddeo]

Es gibt Unterlagen, die man aufgrund gesetzlicher Vorschriften eine gewisse Zeit aufbewahren muss (zB solche, die man für die Steuererklärung verwendet hat). Kaufbelege für Dinge mit Gewährleistungs- oder Garantieanspruch muss man auch solange aufheben. Weggeschmissen ist leicht was, wenn man es nachher brauchen würde, ärgert man sich. Ich neige eher zum Archivieren.

Unterlagen, die persönliche Angaben enthalten, sollte man datenschutzsicher entsorgen. Also entweder in kleine Fuzzelchen schreddern, oder thermisch entsorgen (= verbrennen, die einzige wirklich sichere Methode). Wenn du Lastwagenladungen davon hast, gibt's dafür auch Spezialfirmen.

[Vinzenz Ferrer]

Teils - teils: Wichtige Dokumente scanne ich (ich verwende VueScan, das scannt auch noch den Inhalt und erzeugt durchsuchbare PDF-Dateien (kann noch vieeeeeeel mehr, aber hier geht's um Dokumente), schreibe die Dateinummer (z.B. 2021-0023) auf das Dokument und hefte es dann numerisch sortiert in einem Ordner ab. Man könnte dann noch die Dateilinks in Unterverzeichnisse (z.B. Steuer/Rechnungen/Versicherung etc..) packen, so dass in Hauptverzeichnis alle Dateien sind, aber auch systematische Unterordner. Ich verzichte darauf.

Verstehe ich das richtig, dass du die Dokumente einscannst und sie dann sowohl physisch (also in Papierform) als auch digital archivierst? Warum doppelte Archivierung?

[Vinzenz Ferrer]

Es gibt Unterlagen, die man aufgrund gesetzlicher Vorschriften eine gewisse Zeit aufbewahren muss (zB solche, die man für die Steuererklärung verwendet hat).

Kennst du die Fristen?

Kaufbelege für Dinge mit Gewährleistungs- oder Garantieanspruch muss man auch solange aufheben.

Klar!

Weggeschmissen ist leicht was, wenn man es nachher brauchen würde, ärgert man sich. Ich neige eher zum Archivieren.

Richtig, aber eine gründliche Archivierung braucht Platz.

Unterlagen, die persönliche Angaben enthalten, sollte man datenschutzsicher entsorgen. Also entweder in kleine Fuzzelchen schreddern, oder thermisch entsorgen

Ich benutze einen Schredder für Dokumente auf denen meine persönlichen Daten draufstehen. Feuerchen kann ich bei mir (leider) nicht so leicht machen.

[holzi]

Verstehe ich das richtig, dass du die Dokumente einscannst und sie dann sowohl physisch (also in Papierform) als auch digital archivierst? Warum doppelte Archivierung?

Wenn das Papier mal im Ordner ist, macht es mir keine Arbeit mehr. Das bleibt dann, gelegentlich brauche ich irgendwo noch ein Original, z.B. von Diplomen, Urkunden zum Beglaubigen, aber im Ordner ist es sauber drin, da werfe ich nichts weg. Wenn ich was suche, dann im elektronischen Verzeichnis.
Also: ICH mache das so, wenn du es anders machen magst, ist das deine Sache. Da will ich niemandem dreinreden.

[taddeo]

Es gibt Unterlagen, die man aufgrund gesetzlicher Vorschriften eine gewisse Zeit aufbewahren muss (zB solche, die man für die Steuererklärung verwendet hat).

Kennst du die Fristen?

Teilweise. Bei mir sind es 10 Jahre, wegen beruflicher Selbständigkeit. Bei Handwerkerrechnungen für den Privatbereich sind es glaub ich zwei Jahre.

Weggeschmissen ist leicht was, wenn man es nachher brauchen würde, ärgert man sich. Ich neige eher zum Archivieren.

Richtig, aber eine gründliche Archivierung braucht Platz.

Für einen Privathaushalt dürfte das nicht so problematisch sein. Man kann natürlich alles übertreiben, aber die zuverlässigste Methode, etwas auch wiederzufinden, ist die ganz simple chronologische Ordnung: alles wie es reinkommt in einen Ordner abheften, die jüngsten Dokumente obenauf. Natürlich ist es sinnvoll, für bestimmte Bereiche (Versicherungen, Auto, Wohnung) jeweils einen separaten Ordner zu haben. Das funktioniert so seit Jahrtausenden bestens.

Unterlagen, die persönliche Angaben enthalten, sollte man datenschutzsicher entsorgen. Also entweder in kleine Fuzzelchen schreddern, oder thermisch entsorgen

Ich benutze einen Schredder für Dokumente auf denen meine persönlichen Daten draufstehen. Feuerchen kann ich bei mir (leider) nicht so leicht machen.

[Caviteño]

Ich scanne alles, was wichtig ist -also Rechnungen, Verträge usw. und speichere es auf der Festplatte.
Ordnungssystem: Kontoaufstellungen (Jahr) - Rechnungen und Belege - Rechnung amazon-xx-2021-05-12

Nur ganz wichtige Unterlagen (z.B. wichtige Verträge, Steuerbescheide, Jahresabschlußunterlagen uä) bewahre ich doppelt (Original und Scan) auf. Kontoauszüge werden als pdf-Datei gespeichert. Teilweise werden Unterlagen nach 10 Jahren manuell "entsorgt" - wobei ich Wert auf unterschiedliche Entsorgungsorte und Zeitpunkte lege.

Sicherung erfolgt auf einer internen und drei externen Festplatten, wobei eine Festplatte außer Haus aufbewahrt wird.

[Vinzenz Ferrer]

Welche Dokumente Sie aufbewahren sollten – und wie Sie den Rest sicher entsorgen

[Vinzenz Ferrer]

Auf vielen Briefkuverts ist am unteren Rand ein blassorangefarbiger Barcode aufgedruckt, wenn der Brief beim Empfänger ankommt.
Was bedeutet dieser Barcode?
Ist das die Adresse des Empfängers in maschinenlesbarer Form?

[holzi]

Auf vielen Briefkuverts ist am unteren Rand ein blassorangefarbiger Barcode aufgedruckt, wenn der Brief beim Empfänger ankommt.
Was bedeutet dieser Barcode?
Ist das die Adresse des Empfängers in maschinenlesbarer Form?

Ja, zumindest die Postleitzahl ist hier für die automatischen Sortiermaschinen codiert.

[Vinzenz Ferrer]

Ja, zumindest die Postleitzahl ist hier für die automatischen Sortiermaschinen codiert.

"Zumindest"!?!
U.U. also auch die ganze (!) Adresse?!?

[holzi]

Ja, zumindest die Postleitzahl ist hier für die automatischen Sortiermaschinen codiert.

"Zumindest"!?!
U.U. also auch die ganze (!) Adresse?!?

Ja, und wenn? Die steht ja - vielleicht in unleserlicher Handschrift - ohnehin auf dem Umschlag.